\尼馬講幹部系列/
第七集
總務:
就是負責管錢的,主要的工作是管理社費,記帳,還有跟學校單位的核銷跟請款。
總務這個工作需要的特質是誠信,仔細,耐心還有對數字的敏感性。
誠信是一定要的,尤其是在面對一筆巨款的時候,千萬不要想不開監守自盜阿~~這完全沒有好處RRR。
至於作帳的時候一定要很仔細同時要有耐心,出去多少進來多少都要詳實記錄。畢竟整個社團有多少錢能用,還差多少錢才能辦活動,這些都是要靠總務作帳才能知道的事情。
還有任何跟辦活動有關的發票,收據,估價單等等,總務都要保管好,這些都是跟學校請款的時候會被要求的東西。
最後對數字的敏感性是指,不能大家說要花錢就花,要冷靜思考一下這筆錢出去,會不會卡到後面的花費。(我就有遇過有學校社服做完之後連聯展的錢付不出來的,根本超尷尬XD)
其實總務的帳本根本是社團的神器之一,如果每一屆的總務都有好好的作帳,就能讓下一屆的幹部知道很多事情,像是甚麼時候會有大筆的花費,要注意那陣子社費不能隨意用,或是可以發揮比價的功能,直接比出現在找的場地是不是比較貴,或是不是有更省的作社服方式之類的。
所以如果上一屆的總務有記帳,拜託一定要叫他把帳本給你RRR
另外總務要特別注意的是,要跟幹部協調好請款的方式,是大家先各自墊錢,再拿收據發票來跟總務要錢,還是總務要隨身帶著一點社費以備不時之需。大家可能會覺得這種小事不講也沒關係,但其實不先講好,之後出問題才靠杯來靠杯去才是真正的麻煩。永遠要記住,醜話說在前頭並不醜的這個道理(尤其是跟金錢有關的時候)
總務迷思:
很多人都覺得,總務這個幹部是給樂器比較廢的人或比較沒存在感的人當的。我真的是聽幾次翻幾次白眼欸,都西元2018年了還有這種莫名的種族歧視論點==
總務跟其他幹部一樣是一個行政職,他只是比較不需要跟人互動而已,不代表他就是一個比較不重要或比較廢的幹部。每個幹部都有自己的責任義務和存在的必要性,只要你的人格特質符合那個幹部的工作特色,那就皆大歡喜了好嗎~
如果有人覺得這個位子是很不重要的或是總務聽起來就很廢,那你們可以嘗試看看廢除這個職位,然後自己想辦法處理這些跟錢相關的事情^ ^
還有
也有一部分的人是覺得總務好像比較閒比較沒事所以想當總務。
其實只要社團有正常的運作,每一個行政職都會很忙很煩很累(甚至很懷疑自己到底為什麼要當幹部XD)
如果你是因為看到你們學長姐當總務好像很輕鬆,那代表的是,他根本沒有在好好做事好嗎~
總務這個工作要做到完美,真的是會崩潰累崩潰煩的RRR
最後
總務是負責管理錢的人,不是當討債集團的人,收社費催繳社費這種事情其實所有幹部都有責任,不然就算總務會多重影分身之術,你們也只會看到影分身乏術而以ㄏㄏ
以上總務ㄉ部分也結束ㄌ
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ㄛ對ㄌ
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